第 25 屆營建工程與管理學術研討會暨國際會議籌辦點滴

營建工程與管理組　詹瀅潔教授、碩二周昆儀、博四徐瑋澤

第 25 屆營建工程與管理學術研討會暨國際會議於 2021 年 7 月 16 日順利完成，主題包括了規劃設計與專案管理、永續與營建、智慧基礎建設與建築、營建資訊科技應用、BIM、數位孿生創新與應用、大數據、感測技術、機器學習應用、韌性工程與風險管理、營建財務與經濟、工程採購與民間參與、營建法規與爭議處理、設施與物業管理，以及其他營建工程與管理相關課題等，共有14國約300人共襄盛舉，並發表41篇國外文章、109篇國內文章，合計150 篇。受到疫情影響，本次研討會首次改以線上方式舉辦，同時為了配合學校防疫政策，籌備也幾乎是以線上方式進行。很榮幸有這個機會跟大家分享此次研討會籌備工作中，我們所面臨的一些嘗試與挑戰。

事前準備

有鑑於Covid-19在五月份一波嚴重傳染，研討會著實受到極大的影響，所有的事前工作皆需改由線上溝通、討論，並且籌備的方向，也由原本的實體規劃於短短的一個月內全部改為線上，包含研討會發表的形式、資料的遞送、與各校委員、主持人的連絡以及原本安排的工程參訪皆造成相當的不便，準備的時程上亦拉長許多，卻也因此讓本次研討會得到一個難得的機會，因為線上發表的緣故，各地的學術委員、教授、業界的許多高層、先進皆以較為輕鬆的方式與會，不僅節省了通勤的時間，也增加了參加的意願，亦很榮幸的請到University of Maryland的Prof. Skibniewski、桃園市鄭文燦市長、財團法人臺灣營建研究院呂良正院長、及臺灣全人居環境全生命週期管理學會王明德理事長，來為研討會進行特邀演講，並且安排三位國外講師進行專題報告，十分盛大。

企業媒合

與企業交流是本次研討會的重點，也是跟過去最不一樣的地方。原先計劃邀請企業單位和與會者面對面互動，設置實體攤位提供宣傳、實務經驗交流討論。因疫情影響，改安排各企業單位於線上會議室中的分組討論室中進行活動。
由於企業單位過去從沒有這樣深度參與，對於研討會交流內容可能較不熟悉，在回應與提供資料上總是被動、需要較長時間準備。因此與企業單位的聯絡窗口宜固定且不宜配置過多人力，以確保資訊能夠正確傳遞，增加管理效率。另外，應及早與企業單位聯繫，以不影響其他籌備作業為前提，給予其足夠時間備妥資料。

視訊會議軟體教學

考慮到許多與會者對電腦操作不熟悉，我們針對不同需求的與會者提供視訊會議軟體的操作說明，並另外安排人力及時間開啟線上會議室，讓與會者進行操作測試。然而，對於不熟悉電腦使用的與會者，即使提供操作說明，也不見得能夠依照指示操作，我們也在協助測試時發現許多未曾設想到的問題點，因此操作測試是必要的。

學生、教授、企業單位等不同的與會者應分別於不同時段測試。負責協助測試的人員除了排解軟體操作部分的疑難，也需確認與會者是否收到大會通知的注意事項，例如，擔任會議主持人的教授如何填寫評分表、學生如何進行報到等，建議與會者的聯絡窗口可與該時段協助測試的人員共同編組作業。

會議室安排

為了盡可能重現實體研討會的內容，分別安排大會開閉幕會議室一間、企業媒合會議室一間，以及論文發表會議室八間，同一時段的議程最多有八間論文發表會議室可以進行論文發表。每間會議室由一組固定的帳號負責管理，各會議室的連結和邀請函寄給與會者，同時公告於研討會官網，本次大會在研討會官網下足了功夫，資訊豐富明確且易於操作，以確保與會者能夠順利參與會議。
本次研討會於大會開閉幕會議室中開設分組討論室作為各校的交流空間，惟使用率較低。典禮進行時，僅少數人會進入分組討論室；其他議程進行時，與會者則會前往其他論文發表會議室，不會停留在大會開閉幕會議室。本次研討會邀請到許多企業單位於企業媒合會議室進行交流活動，不過同樣在其他議程進行時使用率不高。我認為可能是多數與會者對於視訊會議仍不習慣，進出其它會議室的意願較低，未來可以透過加強宣傳、舉辦簡易的講座等方式，提高與會者移動至其他會議室的意願。

設備架設

大會開閉幕會議室用的設備架設是一大挑戰。為了提升視訊品質，我們在研究室內搭設了綠幕。除此之外，由於一台電腦主機同時只能有一個音源，我們用一台主機外接攝影機及麥克風作為音訊視訊的輸入。音效由另一隻帳號使用另一台主機加入會議室來控制，為確保音訊品質穩定，除了需注意網路品質外，音效卡的性能也會造成影響。因此尋找、測試設備搭成一個簡易的攝影棚，就需耗費大量時間。

論文發表會議室使用的設備需求不高，使用筆電即可穩定開設。為避免音訊設備互相干擾，室內人員需盡可能分開，同時務必確保網路連接穩定，使線上會議能穩定進行。

結論

從最後兩週緊鑼密鼓的籌備看來，真的有很多事就算到最後還是難以定案或預演的。舉例說，開閉幕流程直到最後的彩排前，都還有許多部份需要調整。每個人想法不同、做事方法不同，需要彼此配合、彼此諒解，能夠在有限的時間內凝聚共識達成目標著實不容易。最後，感謝辛苦籌辦研討會的老師及工作人員，很高興能和大家一起完成這25年來首次的線上研討會！