杜風60 期 焦點人物

無盡的緣份 ── 系務行政工作回顧

簡碧惠

前土木系專員

 

在8月份杜風電子報編輯小組會議中,編輯小組希望我提供一篇焦點人物稿件,然而以往杜風的焦點人物都是德高望重、學有專精或事業有成學思歷程足堪發人省思者,平凡渺小如我者,實在沒有資格為焦點人物寫稿,但編輯小組再三遊說,加上因自99年7月杜風第32期起即參與編輯工作,深知編輯小組邀稿之艱辛,常有稿源不繼之困境,因此勉強同意,以備稿源中斷時充數,深盼這杜風第一篇由行政人員執筆的焦點人物篇章,也能有些許可讀性。

當年,頂著臺大法律系的光環與滿腔的正義感,誓言成為打擊犯罪、伸張正義的司法人,第一份工作是考進稅務單位法務室查緝違章漏稅案件,隨著資歷漸深,則轉而查緝重大違章案件,卻因為承接一件大財團關係企業的重大逃漏案將滿腔熱血打擊殆盡。在該案中,朝夕相處的同事考取律師執照後居然成了對造的律師,審理資料因此外洩,此外,面對不熟悉稅法的檢察官與在暗處監督的檢舉人,讓人心力交瘁,於是結束近8年的稅務員生涯。在本校畢業生就業輔導室引薦下,有幸獲得當年葉超雄主任的青睞,於民國75年1月成為土木系的一份子至101年8月1日退休,時光匆匆已超過26個寒暑,點點滴滴盡是回憶!

歷經8任系主任

回到母校,回到熟悉的校園,角色卻不同了,從學生變成了服務師生的行政人員。學校不同於其他行政機關,所屬成員有教、職、員、工、生五大族群,將近27年,歷經了葉超雄教授、林聰悟教授、陳振川教授、楊永斌教授、黃燦輝教授、林國峰教授、張國鎮教授、呂良正教授等8位系主任。每位系主任都有著不同的人格特質,相同的是「認真與投入」,回顧這近萬個共同打拼的日子,系主任們除了主管的角色,更多的是家人般的關懷。

 


101.8.5系辦的歡送會中,八任系主任與師母齊聚一堂


葉超雄主任是我加入土木系陣容的第一位主管,一位親切的長輩,關心著每個人,看似不拘小節,卻精準地掌握者每一個重要環節。首度提出擬定中長程規劃,綜合性規劃部份是葉主任一字一句親筆寫的,這份手稿至今仍完整保存於系所檔案中,而中長程規劃歷經修正沿用至今,仍是推動系務的重要依據。在76年8月,本系訂定系所務規程,學術、教學等各委員會成立,各委員會在系務推動中佔了重要角色,參與系務的教師多了,各項會議也變多,以民主的方式推動系務,系務工作進入了一個新的里程碑。

民國78年7月首次辦理系所主任選舉,林聰悟主任是第一位由教師推選的系主任,選舉結果出爐時,林主任人在國外,接獲通知,非常訝異再三推辭,但是眾望所歸難以推卻。林主任為人低調內斂謙和,臉上總是帶者笑容。任內訂定本系「空間規劃要點」,詳細計算教學、研究所需空間。本系館早期為舊工學院大樓,一向稱為工程館,自工學院綜合大樓落成後,因其簡稱工綜館,極易使外人混淆,故本系於81.1.22系所務會議通過建請校方更名為「土木工程館」簡稱「土木館」,同時更改校內各項標示,並沿用至今。

接下來是陳振川主任,是一位行動派的主任,永遠有用不完的精力與點子,系辦同仁每天一早到辦公室,桌上幾乎都有一張密密麻麻的交辦單。民國82年6月籌設成立臺大土木文教基金會,當時成立基金需壹仟萬,是一筆大數目,陳主任凝聚師生、校友力量,就憑著一股拼命三郎的個性與執著,終於完成不可能的任務,至今台大土木文教基金會仍是師生校友各項活動的重要支柱,也拉進了校友與師生間的距離。

陳振川主任之後是楊永斌主任,同樣也是一位行動派的主任,永遠精力充沛,在繁忙的工作之餘,幾乎每天下午4點多便會換上短褲跑校園。在其任內國際交流展開了,與新加坡國立大學土木系簽訂了交流備忘錄,第一屆交換生5人也來系進行為期半年的研習與交流;而規劃多時的電腦輔助工程組與營建工程與管理組也在87年4月正式成立,本系由四個學術分組變成六個學術分組,師生規模都擴增了。

黃燦輝主任於87學年度繼任系主任,黃主任極具親和力且心思細密,為系辦每一位同仁採購了電腦設備,系辦同仁開始學習電腦處理日常業務,行政作業邁入電子化階段,本系推動的電子公文系統在當時校內各系所中應是首屈一指,為各系所取經之對象。

90學年度林國峰主任繼任第15屆系主任,林主任為人親切毫無架子,最常與系辦同仁話家常,常常半夜還在辦公室拼系務、拼研究。這段期間配合校方推動電子化,本系一些重要資料也一一上網,而碩士在職專班在民國92年8月成立,系所規模又擴大了,本系師資陣容中也逐漸增加了實務界的專家為兼任教師。

張國鎮主任在93學年度擔任系主任至99年1月底,共計5年半,這段期間是系辦非常忙碌的一段期間,因95年開始的5年五佰億頂尖大學計畫的推動,配合本項計畫,隨之而來的國際交流、招收外籍生等業務不斷增加。另外,土木研究大樓的捐贈、興建、搬遷…都是千頭萬緒,張主任公務繁忙之餘,仍需為新館之興建奔波,再多、再遠的校友活動都會去支持、去參加,投注的心力常讓人感動萬分。

現任呂良正主任在民國99年2月繼任,除了持續推動國際化並進行土木館全面整修拉皮,整個工程在101年5月完工,土木館已奐然一新,徹底解決了長期以來漏水、滲水的問題。另一重要改革是在課程方面,大學部實作課「Cornerstone」、「Keystone」、「Capstone」在多位教師協助下大力推動,在各校土木系所中均屬創舉,也獲得評鑑委員及工程教育認証委員之大力讚賞。呂主任工作效率高反應快,處事條理分明,並具藝術涵養,本系藝文走廊的規劃、杜風電子報的改版等均投入極大心力,各項工作仍在努力不懈推動中。

系務的推動,除了系主任的努力,許多老師們也付出很多心力,尤其歷任副主任:陳正興教授、林國峰教授、黃燦輝教授、吳偉特教授、陳榮河教授、劉格非教授、呂良正教授、曾惠斌教授、謝尚賢教授、卡艾瑋教授等的分擔系務與協助,功不可没!

記憶猶新的學生事件

在學校中學生是人數最多的一個族群,臺大學生聰明優秀不在話下,而且大部份學生都純真、敦厚,與學生們接觸互動也是另一種成長。我們的學生在各方面均有極優秀的表現,例如每年杜鵑花節的表現,屢獲佳績,讓人佩服他們的才華。

然而在學生的優異表現之外,有兩個學生事件卻至今想來仍心痛萬分!民國82年,大四生唐志強在宿舍頂樓引火自焚,經送醫仍不治,非常遺憾!系方與校方多次開會討論,進行說明會與學生輔導等,一個年輕的生命以如此激烈的手段結束,讓人不勝唏噓。另一個令人哀痛的事件是民國89年大一學生張振聲打球昏倒成為植物人案,當時眼看著張母多次來系為張生辦理休學相關手續,才幾天的時間,已滿頭白髮憔悴不堪,完全變了一個人,實在很心痛很不忍,總有著想去抱抱她的衝動!當時由本系草擬文宣在校內發動捐款,共募得110多萬元(其中有少數捐款來自校外),可惜由於張生父母對於校方的心結,這筆款項至今仍存放於校務基金帳戶中尚未領取!由衷的希望這個事件能早日化解,這筆捐款數目雖不大,卻是來自於校內外許多人的愛心與關懷,希望能盡早用在振聲照護上。

系務行政工作貴在「五心」

土木系辦公室有4位編制內的職員、5位技工友、2位行政助理,其中部份技工友是以工代職。近年來,系辦業務量有增無減,憑良心說,大家的工作負荷算重的,所幸大家都是老手了,總能圓滿地完成一件件的業務。

 


與技術員、助理、系辦同仁等合影


業務量的增加,我認為有幾個原因,86學年度開始的教育部系所評鑑,及陸續而來的院評鑑、校評鑑、工程教育認証等,一次又一次均少不了厚達百頁甚至千頁的書面資料。而民國95年開始的頂尖大學計畫伴隨而來的會計、國際化等業務激增,另招生的多元管道及外籍生的增加,均加重了行政的負荷!再者從民國97年開始土研大樓興建的大量行政作業(包括申請、捐贈、落成、搬遷…)及土木館的整修、防漏拉皮、管線整併等工程持續達數年之久,也增加了數不清的文書、管理、清潔等業務,系辦的人力其實是吃緊的,所幸在大家同心協力下均能一一克服。

依多年的行政經驗,深刻體認系務行政工作的繁重、瑣碎,要能愉快勝任貴在五心:即「用心」、「細心」、「耐心」、「貼心」與「熱心」。猶記得剛到土木系上班不久,即被已故王燦汶名譽教授訓斥一頓,王教授看了傳閱公文中我的職章蓋歪了,非常生氣,他說:「見微知著,妳這個人做事草率不用心!」這個震撼教育,讓我難過許久,也讓一向自認敬業的人深受打擊,但至今我仍非常感謝王教授,因有了那一次的經驗,讓我更加警惕了!

除了基本的工作所需的知識與智能,處事「用心」是很重要的,在每一件業務初到時,需先花些時間仔細閱讀來文與附件,訂好時程與方向,才能免於浪費時間與精力,確保於時效內完成。所有文件完成後要多花些時間「細心」確認,方能免於出錯,尤其目前所有業務幾乎都已電子化,電子郵件一旦按下傳送,如有錯誤常需花很大的力氣來善後,這是非常恐怖的經驗!行政業務異常繁雜瑣碎,有些事情需要靜下心來思考,不能急就章,「耐心」處理才能事半功倍。許多事情站在學生、老師的立場以同理心的角度來處理才能有高品質且周到「貼心」的服務,也才能保持愉快的工作情緒。面對龐大的工作,尤其是對於學生們,服務熱忱,甚至有些雞婆是不可或缺的,多一份「熱心」會有意想不到的回饋、體驗與成長!

對於行政工作如何化繁為簡,有系統有條理的處理非常重要,最忌像個無頭蒼蠅般的窮忙、白忙!在交付配合業務時,本身更應該先理出一個明確的方向,才不會使配合者摸不著頭緒、事倍功半,多年來已養成睡前思考的習慣,想想有什麼事還沒完成?有什麼事還未聯絡?隨時記下來才能避免疏漏!

以上的「五心」其實久而久之就成為一種習慣,也能使辦事效率提高,讓自己勝任所有的工作,而最根本是要喜愛這份工作,認同這份工作,而非只是為了「薪水」而不得不工作,轉個心境,相信就能減少許多無謂的抱怨與煩心,讓事情迎刃而解!

系辦的同仁都是有多年經驗的資深行政人員,這是非常幸運的,行政永遠是教學、研究的後盾。土木系的行政績效在全院中是有口碑的,感謝系辦每一位同仁的盡心盡力協助完成每件大型業務!另外,我覺得系辦較弱的部份是欠缺一位英語口語表達流利的同仁,雖然編制內職員均達到校方規定的英語能力檢定,但在外籍生與國際化業務日益增加的今日,無礙的英語溝通是需要的。

退休生活初體驗

公務生涯近34年,實在是一段不算短的日子,已經習慣了每天早上起床就要出門上班的日子,在收到退休核定通知書時,心情還是五味雜陳有些恐慌與不知所措!於是參加了信義社區大學自然步道協會的「走出精彩人生」課程,在每週一次的戶外課程中,親近大自然,認識植物與生態,接觸不同領域的人、事、物。另外也因為之前在安排訪問團體行程時麻煩校方訪客中心太多了,所以退休後也報名參加訪客中心的志工培訓,在校園導覽見習中認識了校園景點的歷史典故與校內動植物,得知圖書館3樓有一個專屬於臺大人的精緻空間──臺大人文庫,專門蒐藏臺大人的出版物(歡迎臺大人捐贈),同時也是個幽靜的小天地;而校史館(舊總圖)提供了參觀者聽故事與DIY說故事的貼心設計;另外參觀了新體育館的建築,原來薄殼屋頂節省了照明電力,卻也需要龐大的電力來支援冷氣耗電量…。在一連串的課程與見習中始能一窺臺大的82個密碼,方才驚訝於原來自認熟悉的校園,卻隱藏著許多自己不知道的祕密!原來退休後才要開始認識這個生活了數十年的環境!如今已通過導覽考核,取得導覽志工證並接待來訪團體,還蠻開心的!

 


圖書館3樓的臺大人文庫


大學四年,工作近27年,與臺大的緣份已超過30年,外子也是本系校友,所以在到本系任職前就有一份親切的感覺,後來兒子與女兒也分別成為校友,小女目前並任職於臺大醫院,一家都成了臺大人,因此,擔任臺大志工也是珍惜這份難得緣份,想讓這難得的緣份延續下去!

 


全家福(攝於100.06小女畢業典禮)

說不盡的感謝

有幸成為土木系的一份子,對於土木系始終有一份濃濃的感情,土木系對我而言不只是工作的地方,更如同第二個家。我喜歡這個純樸、溫馨的工作環境,喜歡與親切、和氣、努力認真、腳踏實地的教師們互動,喜歡純真、可愛的學生,喜歡與我分享喜怒哀樂的每一位工作夥伴,有太多的回憶讓我難忘,有太多的人、事、物讓我懷念。承蒙歷任系主任與老師們的厚愛,讓我在一個穩定、喜愛的工作環境中直到順利退休,雖然我常說,在我的大學同學中,多的是赫赫有名的人士,有總統候選人、監察委員、大法官、集團總裁、人權律師、…,我只是最沒沒無聞的一個小人物,但是在日常生活與工作中常有許多感動,或許是這份容易感動的心,而覺得自己是幸福的、是富足的,非常知足、惜福、感恩!

感謝每一任系主任、每一位教授、同仁,感謝在工作上與生活上協助我、關心我、支持我的每一位,此時此刻,心中的感謝數不清與道不盡,祝福每一位健康、快樂,土木系欣欣向榮!


 

 

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